Zorg voor duidelijk beleid
Zoals we in de vorige module zagen is stap 1 van het due diligence proces: integreer IMVO in je bedrijf. Om dit te doen heb je een duidelijk beleid nodig en moeten alle afdelingen en functies in een bedrijf begrijpen wat hun verantwoordelijkheid is in het hele proces.
Inbedding in de organisatie
Om te beginnen met due diligence moeten er duidelijk afspraken gemaakt en vastgelegd worden over wie welke verantwoordelijkheid heeft. Het werkt het best als deze afspraken in bestaande procedures of beleid worden opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan inkoop- en verkoopprocedures, de reguliere risico-inventarisatie & evaluatie, de procedures voor leveranciersselectie en de gedragscode. Medewerkers zijn hier vaak al goed mee bekend.
Het helpt ook als er een koppeling wordt gemaakt met het beloningsbeleid en functieomschrijvingen/ profielen. Wanneer inkopers niet alleen op financiële targets worden afgerekend, zullen zij meer gemotiveerd zijn om over andere onderwerpen het gesprek aan te gaan met leveranciers. Wanneer de verkoopafdeling wordt aangesproken wanneer orders vaak op het laatste moment worden gewijzigd, een praktijk die grote consequenties heeft in de keten, zullen zij eerder met de klant kijken of er andere oplossingen mogelijk zijn. Op die manier wordt due diligence de logische werkwijze.
Randvoorwaarden
Om due diligence goed in de organisatie te verankeren, zijn een aantal zaken van belang.
Betrokkenheid directie
Het is ontzettend belangrijk dat de directie het belang van IMVO, en specifiek due diligence, inziet en daar actief over overlegt met de medewerkers. Naast commitment van topmanagement is het aan de directie om mensen en middelen vrij te maken voor de implementatie van het proces van due diligence.
Draagvlak creëren in de organisatie
Om draagvlak te krijgen voor veranderingen in het bedrijf die bijdragen aan due diligence, is het belangrijk om goed uit te leggen waarom het zo belangrijk is dat mensenrechten, het milieu en dieren worden beschermd. Dit onderwerp moet een terugkerend thema worden in de communicatie met de medewerkers. Actieve communicatie over de inzet van het bedrijf op mens en milieu, zorgt ook voor betrokken medewerkers.
Beschikbaarheid van capaciteit
Met name voor kleine bedrijven is de capaciteit vaak beperkt. Juist dan is het belangrijk om slim om te gaan met de bestaande mensen en middelen. Door rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren en due diligence een integraal onderdeel van de werkwijze te maken ontstaat ruimte om due diligence uit te rollen.
Nieuwe vaardigheden
Het proces van due diligence vraagt om nieuwe vaardigheden, waarbij met een nieuwe blik wordt gekeken naar bestaande bedrijfsprocessen. Het zal soms nodig zijn om medewerkers bij te scholen of te ondersteunen in de nieuwe taken die op hun bordje liggen. Denk bijvoorbeeld aan het voeren van gesprekken met leveranciers of klanten over lastige onderwerpen als kinderarbeid.