Controleren van voortgang 

De volgende stap in het proces van due diligence is het controleren van voortgang. De eerste vraag daarbij is of het eigen beleid wordt opgevolgd en succesvol is. De tweede vraag daarbij is of de gekozen maatregelen de duurzaamheidsrisico’s goed aanpakken.


Naleving en effectiviteit eigen beleid

Bij de eerste stap in het proces van due diligence zijn duidelijke afspraken gemaakt en verantwoordelijkheden toegewezen. Bijvoorbeeld over het respecteren van betalingstermijnen, hoe om te gaan met tussentijdse wijzigingen in bestellingen, hoe om te gaan met binnengekomen klachten, en welke vragen te stellen aan leveranciers. Als het goed is, verzamelt het bedrijf ook informatie over het naleven van deze afspraken. Het is van belang om regelmatig te kijken of iedereen zich aan de afspraken houdt. Dat is een verantwoordelijkheid voor het management of de directie.


Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken of zakenrelaties de gemaakte afspraken naleven en of ze zich aan de afspraken houden die in de gedragscode beschreven staan. Dat kan op verschillende manieren. Die manieren worden hieronder verder uitgewerkt.


Prioriteiten stellen 

Net als bij het aanpakken van duurzaamheidsrisico’s, kunnen bedrijven niet alle inspanningen tegelijk in de gaten houden. Het is simpelweg niet mogelijk om bijvoorbeeld alle fabrieken te bezoeken of alle leveranciers tegelijkertijd een vragenlijst te laten invullen. Het controleren van de maatregelen voor de meest ernstige duurzaamheidsrisico’s heeft prioriteit.



Mogelijkheden voor monitoring 

Er zijn verschillende mogelijkheden voor bedrijven om te onderzoeken of de genomen maatregelen effectief zijn. De belangrijkste informatiebronnen daarvoor zijn leveranciers, publieke databronnen en derde partijen.


In gesprek met leveranciers 

De leveranciers zijn een belangrijke bron van informatie over de effectiviteit van de gekozen maatregelen. Maak duurzaamheidsrisico’s een vast onderdeel van de agenda tijdens gesprekken met leveranciers.


Bedrijfsbezoeken 

Als de kans zich voor doet, bezoek je leveranciers. Een bedrijfsbezoek is de perfecte mogelijkheid om te observeren onder welke omstandigheden er gewerkt wordt, om de sfeer te proeven en om met werknemers te spreken.


Audits 

Er bestaan verschillende soorten standaarden en certificeringen die met behulp van audits controleren of leveranciers aan minimumeisen op het gebied van milieu, veiligheid en arbeidsomstandigheden voldoen. Denk bijvoorbeeld aan minimum requirement audits (MRQ), Sedex/SMETA en BSCI-audits. Steeds meer bedrijven kiezen voor dit instrument om risico’s uit te sluiten. Belangrijk is dan wel te vragen naar de audit-rapporten en deze ook te lezen, zodat duidelijk wordt hoe een locatie omgaat met bepaalde veiligheidsrisico’s.


Analyse van publieke informatie over aanpak risico’s 

In sommige gevallen bestaan er jaarlijkse rapportages door maatschappelijke organisaties over bepaalde duurzaamheidsrisico’s die laten zien welke kant het opgaat in een bepaald land.


Informatie van derde partijen 

Lokale experts, maatschappelijke organisaties, vakbonden of wetenschappers kunnen inzicht bieden in de lokale context en de duurzaamheidsrisico’s die in een bepaald gebied al dan niet bestaan. Betrek deze stakeholders op een betekenisvolle manier bij je bedrijfsvoering om relevante informatie uit te kunnen wisselen.


Handige hulpmiddelen