Vraag aan elke afdeling in je bedrijf hoe zij kunnen bijdragen aan due diligence en wat er momenteel al gebeurt op dit vlak. Denk bijvoorbeeld door aanpassingen aan de gedragscode, de leveranciersselectie, inkoopprocedures, afspraken rondom betalingstermijnen, scholing van medewerkers op dit vlak, beloningsbeleid, communicatie op de website enzovoorts.

Elk bedrijf dient een beleid te hebben waarin duidelijk wordt hoe het bedrijf mensenrechten, milieu en klimaat respecteert. Dit beleid moet geschreven worden na consultatie in- en extern met belanghebbenden en deskundigen. Het beleid moet goedgekeurd worden door senior management en gepubliceerd worden op bijvoorbeeld de website. Op basis van de risicoanalyse die gedaan wordt in stap 2 van due diligence, vermeldt het beleid ook de geprioriteerde risico’s die het bedrijf aan wil pakken en hoe het bedrijf dit wil doen.

Zorg ervoor dat alle collega’s op de hoogte zijn van wijzigingen in bestaande bedrijfsprocessen en dat ze kennis hebben van de aanpak voor IMVO. Dat kan door er aandacht aan te besteden in reguliere communicatie met alle medewerkers, maar ook door betrokken organisatieonderdelen te trainen. Breng ook externe partijen, zoals toeleveranciers en afnemers, op de hoogte en benadruk de voordelen van het uitsluiten van mensenrechtenschendingen en milieuschade in gezamenlijke ketens.

Bij kleinere organisaties is afstemming tussen afdelingen meestal vanzelfsprekend. Dat helpt erg bij het integreren van due diligence in de organisatie. Als verschillende functies en afdelingen regelmatig overleg voeren kan snel worden ingespeeld op nieuwe uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het opkomen van nieuwe risico’s zoals mensenrechtenschendingen in de tomatensector of kinderarbeid in elektronicafabrieken, of aan nieuwe wetgeving waar het bedrijf mee te maken krijgt.

Zorg ervoor dat iedereen die een rol speelt binnen de due diligence cyclus, precies weet wat zij moeten doen, waar zij op worden beoordeeld en met wie zij moeten samenwerken om due diligence goed te implementeren. Binnen het bedrijf heeft vrijwel iedereen een rol te spelen. Inkopers bijvoorbeeld bepalen met welke leveranciers zij in zee gaan, en hebben contact met hen over sociale en milieuthema’s. Verkopers kennen de verwachtingen van afnemers en kunnen die ook temperen of juist vertalen in meer duurzame vragen intern. Juridische zaken stelt de contracten en gedragscodes op, waarin opgenomen kan worden wat er (wederzijds) verwacht wordt van toeleveranciers op het gebied van mensenrechten en milieu. Vanuit financiën moet er voldoende budget beschikbaar komen voor bijvoorbeeld het uitvoeren van actieplannen. HR draagt bij door te zorgen dat het personeel voldoende geschoold is en weet wat er van hen verwacht wordt. Logistiek berekent of er ook andere vervoersopties zijn die wellicht minder vervuilend zijn. Enzovoorts. Mocht er een duurzaamheidsafdeling zijn dan is dat de spin in het web die alle inspanningen coördineert en samenbrengt. Tenslotte speelt de directie een cruciale rol. Hun steun en actieve inzet is nodig om het due diligence proces goed te implementeren in het bedrijf.

Het is belangrijk om bij het opstellen van een gedragscode om ook rekening te houden met de belangen van de leveranciers. Een goed voorbeeld om dit in de praktijk te brengen is een buyer-supplier mutual way of conduct ofwel: 2-way code of conduct. Dit resulteert in een duurzame relatie met jouw leverancier waar vertrouwen en stabiliteit centraal staan. Een mooi voorbeeld vind je op pagina 30 en 31 van de ‘Guide to buying responsibly (ETI)’.

Om te weten of de genomen maatregelen goed werken is het belangrijk om informatie te verzamelen, het liefst in bestaande informatiesystemen. Het is belangrijk om meetbare doelen te stellen om de voortgang van het IMVO-beleid te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan: % gecertificeerde producten, % door leveranciers ondertekende gedragscodes of CO2 voetafdruk x% reduceren. Het SMART (specifiek, meetbaar, actiegericht, resultaatgericht en tijdgebonden) formuleren van doelstelling ondersteunt het monitoren van de voortgang. Deze informatie helpt de directie om de voortgang te monitoren en zo tijdig bij te sturen waar nodig.

Zoals uitgelegd is due diligence een doorgaand, reactief en flexibel proces dat nooit klaar is. Daarom is het belangrijk om een goed IMVO beleid te hebben, maar vooral ook om vervolgens door te gaan naar het aanpakken van risico’s. Het is belangrijk om niet meteen te streven naar perfectie. Verder aanpassen van beleid kan altijd en zou continue moeten gebeuren (ook door kennis uit de praktijk of nieuwe ontwikkelingen).

• Het MVO steunpunt heeft een webinar over stap 1 van due diligence: integreer IMVO in je beleid
• SER Handleiding naar Stap 1 van Due Diligence
• European Model Clauses geeft voorbeelden van MVO clausules voor contracten