©Fairphone
Hoe integreer je IMVO beleid?
Elk bedrijf is anders en daarmee zijn er ook verschillende manieren om IMVO in een bedrijf te organiseren. Toch zijn er wel een aantal algemene tips.
Analyseer het huidige beleid en vul het aan
Vraag aan elke afdeling in je bedrijf hoe zij kunnen bijdragen aan due diligence en wat er momenteel al gebeurt op dit vlak. Denk bijvoorbeeld door aanpassingen aan de gedragscode, de leveranciersselectie, inkoopprocedures, afspraken rondom betalingstermijnen, scholing van medewerkers op dit vlak, beloningsbeleid, communicatie op de website enzovoorts.
Creëer een due diligence beleid
Elk bedrijf dient een beleid te hebben waarin duidelijk wordt hoe het bedrijf mensenrechten, milieu en klimaat respecteert. Dit beleid moet geschreven worden na consultatie in- en extern met belanghebbenden en deskundigen. Het beleid moet goedgekeurd worden door senior management en gepubliceerd worden op bijvoorbeeld de website. Op basis van de risicoanalyse die gedaan wordt in stap 2 van due diligence, vermeldt het beleid ook de geprioriteerde risico’s die het bedrijf aan wil pakken en hoe het bedrijf dit wil doen.
Deel het beleid intern en extern
Zorg ervoor dat alle collega’s op de hoogte zijn van wijzigingen in bestaande bedrijfsprocessen en dat ze kennis hebben van de aanpak voor IMVO. Dat kan door er aandacht aan te besteden in reguliere communicatie met alle medewerkers, maar ook door betrokken organisatieonderdelen te trainen. Breng ook externe partijen, zoals toeleveranciers en afnemers, op de hoogte en benadruk de voordelen van het uitsluiten van mensenrechtenschendingen en milieuschade in gezamenlijke ketens.
Bevorder afstemming tussen teams & bedrijfsprocessen
Bij kleinere organisaties is afstemming tussen afdelingen meestal vanzelfsprekend. Dat helpt erg bij het integreren van due diligence in de organisatie. Als verschillende functies en afdelingen regelmatig overleg voeren kan snel worden ingespeeld op nieuwe uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het opkomen van nieuwe risico’s zoals mensenrechtenschendingen in de tomatensector of kinderarbeid in elektronicafabrieken, of aan nieuwe wetgeving waar het bedrijf mee te maken krijgt.
Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Zorg ervoor dat iedereen die een rol speelt binnen de due diligence cyclus, precies weet wat zij moeten doen, waar zij op worden beoordeeld en met wie zij moeten samenwerken om due diligence goed te implementeren. Binnen het bedrijf heeft vrijwel iedereen een rol te spelen. Inkopers bijvoorbeeld bepalen met welke leveranciers zij in zee gaan, en hebben contact met hen over sociale en milieuthema’s. Verkopers kennen de verwachtingen van afnemers en kunnen die ook temperen of juist vertalen in meer duurzame vragen intern. Juridische zaken stelt de contracten en gedragscodes op, waarin opgenomen kan worden wat er (wederzijds) verwacht wordt van toeleveranciers op het gebied van mensenrechten en milieu. Vanuit financiën moet er voldoende budget beschikbaar komen voor bijvoorbeeld het uitvoeren van actieplannen. HR draagt bij door te zorgen dat het personeel voldoende geschoold is en weet wat er van hen verwacht wordt. Logistiek berekent of er ook andere vervoersopties zijn die wellicht minder vervuilend zijn. Enzovoorts. Mocht er een duurzaamheidsafdeling zijn dan is dat de spin in het web die alle inspanningen coördineert en samenbrengt. Tenslotte speelt de directie een cruciale rol. Hun steun en actieve inzet is nodig om het due diligence proces goed te implementeren in het bedrijf.
Zorg voor een ‘2-way code of conduct’ (gedragscode)
Het is belangrijk om bij het opstellen van een gedragscode om ook rekening te houden met de belangen van de leveranciers. Een goed voorbeeld om dit in de praktijk te brengen is een buyer-supplier mutual way of conduct ofwel: 2-way code of conduct. Dit resulteert in een duurzame relatie met jouw leverancier waar vertrouwen en stabiliteit centraal staan. Een mooi voorbeeld vind je op pagina 30 en 31 van de ‘Guide to buying responsibly (ETI)’.
Stel meetbare doelen op en monitor voortgang
Om te weten of de genomen maatregelen goed werken is het belangrijk om informatie te verzamelen, het liefst in bestaande informatiesystemen. Het is belangrijk om meetbare doelen te stellen om de voortgang van het IMVO-beleid te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan: % gecertificeerde producten, % door leveranciers ondertekende gedragscodes of CO2 voetafdruk x% reduceren. Het SMART (specifiek, meetbaar, actiegericht, resultaatgericht en tijdgebonden) formuleren van doelstelling ondersteunt het monitoren van de voortgang. Deze informatie helpt de directie om de voortgang te monitoren en zo tijdig bij te sturen waar nodig.
Maak een begin en pak door
Zoals uitgelegd is due diligence een doorgaand, reactief en flexibel proces dat nooit klaar is. Daarom is het belangrijk om een goed IMVO beleid te hebben, maar vooral ook om vervolgens door te gaan naar het aanpakken van risico’s. Het is belangrijk om niet meteen te streven naar perfectie. Verder aanpassen van beleid kan altijd en zou continue moeten gebeuren (ook door kennis uit de praktijk of nieuwe ontwikkelingen).
Handige hulpmiddelen
- Het MVO steunpunt heeft een webinar over stap 1 van due diligence: integreer IMVO in je beleid
- SER Handleiding naar Stap 1 van Due Diligence
- European Model Clauses geeft voorbeelden van MVO clausules voor contracten
Analyseer het huidige beleid en vul het aan
Breng met de betrokken afdelingen in kaart in welke bedrijfsprocessen gepaste zorgvuldigheid een rol moet spelen. Waar liggen kansen om gepaste zorgvuldigheid op te nemen of te versterken? Denk bijvoorbeeld aan de Gedragscode, de leveranciersselectie, inkoopprocedures, afspraken rondom betalingstermijnen, enzovoorts. Versterk deze afspraken door gepaste zorgvuldigheid op te nemen.
Creëer een beleid voor de belangrijkste risico’s
Binnen de zes stappen van ‘gepaste zorgvuldigheid’ is een risicoanalyse een belangrijk element. De risico’s die met prioriteit moeten worden opgepakt zijn groot in schaal en omvang en zijn onomkeerbaar. Het is belangrijk dat de organisatie een duidelijke visie heeft op het aanpakken van dit soort grote, impactvolle risico’s. Bijvoorbeeld door te kiezen voor certificering, door van leverancier te wisselen of door aan te sluiten op een collectief initiatief om het risico aan te pakken. Module 4 gaat hier verder op in.
Deel het beleid intern en extern
Zorg ervoor dat alle collega’s op de hoogte zijn van wijzigingen in bestaande bedrijfsprocessen en dat ze kennis hebben van de aanpak voor Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dat kan door er aandacht aan te besteden in reguliere communicatie met alle medewerkers, maar ook door betrokken organisatieonderdelen te trainen. Breng ook externe partijen op de hoogte en benadruk de voordelen van het uitsluiten van mensenrechtenschendingen en milieuschade in gezamenlijke ketens.
Bevorder afstemming tussen teams & bedrijfsprocessen
Bij kleinere organisaties is afstemming tussen afdelingen meestal vanzelfsprekend. Dat helpt erg bij het integreren van gepaste zorgvuldigheid in de organisatie. Als verschillende functies en afdelingen regelmatig overleg voeren kan snel worden ingespeeld op nieuwe uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het opkomen van nieuwe risico’s zoals mensenrechtenschendingen in de tomatensector of kinderarbeid in elektronicafabrieken, of aan nieuwe wetgeving waar het bedrijf mee te maken krijgt.
Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Zorg ervoor dat iedereen die een rol speelt binnen de gepaste zorgvuldigheid cyclus, precies weet wat zij moeten doen, waar zij op worden beoordeeld en met wie zij moeten samenwerken om gepaste zorgvuldigheid goed te implementeren.
Stel meetbare doelen op en monitor voortgang
Om te weten of de genomen maatregelen goed werken is het belangrijk om informatie te verzamelen, het liefst in bestaande informatiesystemen. Het is belangrijk om meetbare doelen te stellen om de voortgang van het IMVO-beleid te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan: % gecertificeerde producten, % door leveranciers ondertekende gedragscodes of het aantal ingediende klachten. Het SMART (specifiek, meetbaar, actiegericht, resultaatgericht en tijdgebonden) formuleren van doelstelling ondersteunt het monitoren van de voortgang. Deze informatie helpt de directie om de voortgang te monitoren en zo tijdig bij te sturen waar nodig.
Zorg voor een procedure voor herstel
Toegang tot herstel van schade (in het Engels: access to remedy) is een belangrijk onderdeel van gepaste zorgvuldigheid. Dit betekent dat mensen die slachtoffer zijn geworden van misstanden in de keten, naar de rechter kunnen stappen voor herstel of compensatie. Het is, ook voor MKB-bedrijven, belangrijk om een duidelijke procedure te hebben waar misstanden gemeld kunnen worden (klachtenmechanisme) en na te denken over maatregelen om eventuele schade te vergoeden. In module 8 leer je meer over het herstellen en aanpakken van negatieve impact.
